田秀鹏 | 2024中国整合肿瘤学大会圆满落幕——对做好重要会议服务保障工作的思考
西安万国博览集团 田秀鹏
长安聚远志，丝路汇新知，2024年11月14日—17日在千年古都西安，由中国抗癌协会主办，陕西省抗癌协会与中国整合医学发展战略研究院承办的2024中国整合肿瘤学大会（CCHIO）及第四届亚洲肿瘤学大会（AOS）在西安落下帷幕。我司作为会务保障单位，我有幸参与此次盛会的服务保障工作，忙碌过后，静下心来认真复盘总结，顿生许多感悟。
第一：最关键的前提条件是领导重视、亲力亲为。
坚持从整体考量、在大局下行动。大会主席樊代明院士对重点环节内容亲自部署、亲自点题、亲自把关。执行主席聂勇战教授事必躬亲，坐镇前线，统一调度。中国抗癌协会、陕西省抗癌协会领导分别担任各工作组组长，领事领责，既当指挥员又当战斗员。西京医院抽调骨干力量，尽锐出战。每次组织大会筹备全体会议，聂勇战教授都亲自带队，在前线了解“战况”，在一线处置“险情”。大会即将开展之际，樊代明院士不辞辛劳，多次来到筹备办公室，悉心指导每一项工作开展，撰写“合之汇”文案，认真审阅每场会议重点环节，邀请中外重要专家院士参与盛会，提高大会整体规格和层次。
第二：最突出的工作重心是重视体验、服务嘉宾。
本次大会邀请30余名国内外院士、50余位校长及副校长、700余位院长及副院长和5500余位知名国内专家参与会议讲座及交流活动。会议邀请参会外籍专家600余名，分别来自100余个国家和地区。服务保障此次盛会，必须把重视体验、服务嘉宾作为重中之重，以嘉宾需求为第一信号，以嘉宾满意为第一追求，既当好嘉宾助手，又当好城市宣传官。这不仅仅是一场肿瘤学界的学术盛会，更是以此带动西安会展发展的大事儿。来自全球的相关专家、学者、各界精英将在此齐聚，开展跨学科、跨领域、跨地域的深度交流与合作。会前，认真组织接待人员、志愿者培训，解读报到注册、幻灯片演示、视频回顾以及相关大会日常安排和重点会议流程，向嘉宾做好西安小导游，宣传西安，介绍西安，推介西安；会中，及时帮助嘉宾解决各类问题，保证嘉宾吃、住、行、会等各方面都有人贴近服务，做到了“来时有人接、走时有人送、工作有人对接”，得到嘉宾一致赞扬；充分展现了大会组委会的综合素质和良好形象，惊艳世界。
第三：最有效的运行机制是科学谋划、精心组织
重要会议服务保障是一项全链条的系统工程，必须精心部署、周密安排。会前，大会组委会和各工作组制定各类方案预案，列出任务清单，挂图作战。会议期间，坚持“一日一会商、一事一方案”，每天晚上组织办公室碰头会，总结当天工作，研究讨论次日工作方案。“一事一方案”是我们的一种会务服务运行机制创新。它是针对次日将要召开的重要事宜和待解决事项，由组委会拿出切实可行专项工作方案，明确时间节点和解决办法，其他各方面对这一方案进行讨论完善。这种方式可以及时沟通了解大会进度，既让会务人员充分发表意见建议，集思广益，也让各小组明确自己的职责与“战位”，有效保证每项任务不留死角，每个环节都有着落。
第四：最可靠的工作作风是严谨细致、追求完美
天下大事必作于细，古今事业皆成于实。细节决定成败，于细微处见真功夫。大会筹备以“两零两高”为标准——零失误、零差错；高质量、高标准。落实就是能力、执行就是水平。全体工作人员以极端负责的态度，细之又细、慎之又慎对待每项任务，力求做到极致、完美。坚决落实樊院士顶层设计“主会场—主题会场—分会场”模式，通过三级联合模式，从核心到细分，全景式地覆盖了肿瘤学领域的各个重要方向。大到大会开幕式、科普大会、主题会场、分会场，小到小组会议、代表合影、房间物品摆放、出发和返程，每个方案都做到精准精致、分工明确，保证了会议高效、活动精彩。
第五：最给力的工作氛围是统筹联动、团结协作
只有相互补台，才能好戏连台。今年，我们首次接触中国抗癌协会，这对我们来讲，是一个全新环境，人与事都要重新了解和熟悉。大会期间，全体工作人员牢固树立“一盘棋”思想，分工不分家，各司其职、各尽其责，同频共振、同向发力，整体联动、系统集成，形成一支悦耳的合奏曲。同志们互学互鉴、互帮互助，有任务大家迅速补位、默契配合。不辞辛苦，不讲条件，全力以赴，充分展示大会组委会人员的良好风貌。
整合创新，驱动未来，本届大会参会总人数60000+，讲者1919人次，主持2002人次，讨论1775人次，总计5696人次。学科覆盖全主会场3个，主题会场43个，专委会分会场及其他会场206个，总计252个。投稿数量多，投稿总数2.17万篇，超出去年4130篇。线上直播播放量CCHIO开幕式直播总播放量7229万次，中外院士论坛直播总播放量2345万次，科普大会直播总播放量3672万次，科普训练营直播总播放量1460万次，主会场+主题会场直播总播放量1.5亿次，各项数据和成果均是历史新高。大会已经闭幕，精彩还将继续，服务永无止境。服务大会的成果、做法、经验是一笔宝贵财富，值得我们持续坚持、弘扬传承，使我们今后各项工作都像服务保障大会那样有章有法、有声有色、有力有效。最后，感谢中国抗癌协会，感谢2024中国整合肿瘤学大会。